Postingan 3 (BAB 5 & 6) APSI

Postingan 3 (BAB 5 & 6) APSI

BAB V

TEKNIK PENGPULAN DATA

1. TEKNIK WAWANCARA

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

1. Mempersiapkan Wawancara

1. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.
2. Utarakanlah maksud dari wawancara.
3. Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak menggangu kerja dari orang yang diwawancarai.
4. Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.
5. Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

1. Melakukan Wawancara

1. Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya Anda.
2. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dengan hubungannya dengan proyek sistem informasi yang sedang dikembangkan.
3. Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari hasil wawancara ini.
4. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.
5. Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.
6. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak sesuai.
7. Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

1. TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.

1. Petunjuk Melakukan Observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan:

1. Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi:

• Apa yang akan diobservasi;
• Dimana letak lokasi observasi;
• Kapan observasi akan dilakukan;
• Siapa yang melaksanakan observasi ini;
• Siapa yang akan diobservasi;
• Bagaimana melaksanakan observasi ini.

1. Minta izin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat
2. Bertindaklah dengan rendah hati (low profile)
3. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung
4. Kaji ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

1. TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

1. Tipe Dari Daftar Pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti (fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1. Daftar Pertanyaan Format Bebas: berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus diisi oleh responden di tempat yang sudah disediakan.
2. Format Pasti: berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai beberapa bentuk pertanyaan.

1. Check-off questions: macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.
2. Yes/No questions: macam dari pertanyaan –pertanyaan ini memungkinkan responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.
3. Opinion/Choice questions: macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan responden untuk memberikan kepadanya.

1. Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1. Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin dikumpulkan.
2. Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.
3. Tuliskanlah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.
4. Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.
5. Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

BAB VI

DESAIN SISTEM

1. Arti Desain Sistem

1. Tahap setelah analisis sistem dari siklus pengembangan sistem
2. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
3. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

1. Tujuan Desain Sistem

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer

1. Tekanan-Tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain adalah tekanan-tekanan yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Perancang sistem informasi harus memperhatikan sejumlah tekanan-tekanan desain yang mempengaruhi kerjanya, yaitu:

1. Kualitas dan kegunaan informasi
2. Kebutuhan-kebutuhan sistem
3. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data
4. Faktor-faktor organisasi
5. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas
6. Faktor-faktor manusia
7. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

1. Kualitas dan kegunaan informasi

Sistem informasi harus dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu tepat waktunya (timely), tepat nilainya (accurate) dan relevan (relevance).

2. Kebutuhan-kebutuhan sistem

1. Keandalan-> menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan
2. Ketersediaan-> berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user
3. Keluwesan-> menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasi dengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah
4. Kemudahan dipelihara

Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipenuhi dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan.

1. Kebutuhan-kebutuhan pengolahan data

1. Volume-> menunjukkan volume data yang terlibat dalam pengolahan data. Volume menunjukkan jumlah dari data yang harus diproses dalam satu periode waktu tertentu.
2. Hambatan waktu pengolahan-> menunjukkan jumlah dari waktu yang dapat diterima saat data siap diproses sampai informasi dihasilkan.
3. Permintaan perhitungan-> merupakan model-model matematik yang harus diterapkan sehingga informasi dapat dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan oleh user.

4. Faktor-faktor organisasi

1. Sifat Organisasi-> untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi.
2. Tipe Organisasi-> dapat dikategorikan sebagai berikut:

1. Organisasi fungsional, yaitu setiap manajer bertanggung jawab untuk area funsi tertentu, misal produksi, marketing dll
2. Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya
3. Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggung jawab bersama terhadap suatu fungsi dalam suatu proyek

1. Ukuran Organisasi-> semakin besar ukuran organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.
2. Struktur Organisasi-> juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Contoh: tanggung jawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggung jawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggung jawab departemen pembelian pada organisasi yang lain. Pada departemen produksi biasanya membutuhkan informasi mengenai ketersediaan persediaan, perputaran persediaan dan kualitasnya. Sedangkan pada departemen pembelian lebih membutuhkan informasi mengenai harga dan pemasok.
3. Gaya Manajemen-> terdapat 2 gaya manajemen tersebut yaitu:

1. Gaya manajemen yang otokratik lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized).
2. Gaya manajemen yang demokratik lebih senang dengan sistem informasi yang tersebar (decentralized).

1. Kebutuhan-kebutuhan biaya-efektivitas

Desain sistem informasi perlu dipertimbangkan antara biaya untuk memperolehnya dengan manfaat informasi yang dihasilkan.

1. Faktor-faktor manusia

Analis sistem harus mencoba untuk dapat mendesain sistem yang dapat diterima oleh semua pemakainya, tidak hanya satu atau dua orang pemakai saja. Sistem informasi yang didesain dengan memperhatikan faktor-faktor manusianya akan didapat sistem informasi dengan user interface yang baik dan dapat meningkatkan produktifitas pemakainya.

2. Kebutuhan-kebutuhan kelayakan

Lima macam kelayakan harus tetap diperhitungkan dalam desain sistem informasi. Lima macam kelayakan ini adalah kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan jadwal, kelayakan operasi dan kelayakan hukum. Walaupun kelayakan-kelayakan ini telah dinilai pada tahap perencanaan sistem, tetapi dalam tahap desain sistem juga harus dipertimbangkan kembali, karena kemungkinan apa yang direncanakan di tahap perencanaan sistem mungkin di tahap desain sistem mengalami perubahan-perubahan.